Das Thema der Arbeitszeiterfassung ist äußerst aktuell, unter anderem wegen des vorangegangenen Urteils des Europäischen Gerichtshofes. Dieser hat bereits vor einiger Zeit entschieden, dass für Unternehmen die Pflicht besteht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Art und Weise zu dokumentieren.
Heutzutage muss für die Arbeitszeiterfassung jedoch keinesfalls mehr die traditionelle Stechuhr herangezogen werden. Die Digitalisierung erstreckt sich auch auf die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens. Diese Zeiten auf digitalem Wege zu erfassen, gewährleistet jedoch längst nicht nur, die entsprechenden Gesetze einzuhalten. Von dem Prozess gehen noch viele weitere überzeugende Vorteile aus. Welche das sind, erklärt der folgende Beitrag.
Arbeitszeiterfassung: So gestalten sich die Gesetze
Durch den Europäischen Gerichtshof wurde bereits im Mai des Jahres 2019 entschieden, dass sämtliche Mitgliedsstaaten der EU auf nationaler Ebene Gesetze zur Arbeitszeiterfassung etablieren müssen. Bis zu diesem Urteil bestand ausschließlich die Pflicht zur Erfassung von Zeiten, welche die normale werktägliche Arbeitszeit überschritten haben. Überstunden und Mehrarbeit mussten demnach schon immer durch die Arbeitgeber dokumentiert werden.
Die einzelnen EU-Mitgliedsstaaten haben sich jedoch zum Teil sehr viel Zeit gelassen, bis entsprechende nationale Gesetze verabschiedet wurden. Beispielsweise ist Deutschland erst im April 2023 mit einem Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung aktiv geworden. Dieser setzt die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes um und liefert die Vorgaben, wie Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter in Zukunft objektiv aufzeichnen können. Bis heute ist das Gesetz jedoch in Deutschland noch immer nicht in Kraft getreten.
Allerdings sollten sich Unternehmen keinesfalls vor der Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fürchten oder diese noch länger als nötig hinauszögern. Nicht nur für sie, sondern auch für ihre Mitarbeiter geht diese nämlich mit entscheidenden Vorteilen einher – insbesondere, wenn sie mit Hilfe einer digitalen Zeiterfassung Tool vorgenommen wird.
Gewährleistete Rechtssicherheit
Durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofes ergibt sich nicht nur die Pflicht, dass die einzelnen Länder der EU entsprechende Gesetze verabschieden müssen. Es bildet zudem die Basis für die rechtliche Ausgestaltung. Beispielsweise besteht so die Vorgabe, dass sich die genutzten Zeiterfassungssysteme als zugänglich, objektiv und verlässlich zeigen müssen.
Die Anforderungen der Verlässlichkeit und Objektivität können jedoch im Grunde nur mit Systemen erfüllt werden, die digital gestaltet sind. Beispiele für solche stellen etwa Chipsysteme, Tablets, Browseranwendungen oder Smartphones dar.
Um zu jeder Zeit die Zugänglichkeit zu gewährleisten, können Unternehmen bei der digitalen Zeiterfassung besonders von cloud-basierten Anwendungen profitieren. Die entsprechenden Daten lassen sich mit ihrer Hilfe von den Berechtigten zu jeder Zeit von jedem Ort abrufen. Dies kommt vor allem flexiblen Arbeitszeitmodellen zugute.
Hohe Transparenz
Mit der digitalen Zeiterfassung können Unternehmen zudem einen Wert in ihrer Kommunikationskultur etablieren, der heute in vielen Firmen leider noch immer vernachlässigt wird – nämlich die der Transparenz.
Nicht nur die Unternehmen selbst erhalten durch das digitale Aufzeichnen der Arbeitszeiten einen umfassenden Überblick der Leistungen ihrer Angestellten. Auch die Arbeitnehmer gewinnen durch die Arbeitszeiterfassung eine höhere Sicherheit. Sie können sich darauf verlassen, dass stets eine korrekte Aufzeichnung ihrer Überstunden und Minusstunden erfolgt. So können sie sich bei Bedarf zeitnah um einen entsprechenden Ausgleich bemühen.
Umfassender Überblick
Die digitale Aufzeichnung der Arbeitszeiten geht darüber hinaus mit dem Vorteil einher, dass sie weit mehr darstellt, als lediglich einen automatisch generierten Stundenzettel. Unternehmen haben durch sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Arbeitszeiten von jedem Ort zu jeder Zeit abzurufen.
So besteht für sie immer ein Überblick darüber, welche Mitarbeiter gerade im Dienst sind. Davon profitieren sie insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie dem Home-Office. Sie können sich so stets über die Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiter informieren.
Optimiertes Ressourcenmanagement
Dieser umfassende Überblick schafft für Firmen allerdings nicht nur die Möglichkeit, nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit arbeitet. Es ergibt sich zusätzlich eine wesentlich größere Planungssicherheit.
Dank der digitalen Arbeitszeiterfassung lässt sich so beispielsweise in kürzester Zeit analysieren, in welchen Bereichen Kapazitäten aktuell noch nicht ausgeschöpft werden. Auch gestaltet es sich bei plötzlichen Ausfällen von Mitarbeitern wesentlich einfacher, schnellstmöglich Ersatz zu finden und ein frühzeitiges Einplanen von Abwesenheiten vorzunehmen. Der gesamte Unternehmensalltag lässt sich so vorausschauender und effizienter gestalten.
Wichtiger Digitalisierungsschritt
Bereits seit Jahrzehnten ist die Digitalisierung in Unternehmen ein konstantes Thema. Im Rahmen der digitalen Transformation stellt die digitale Zeiterfassung einen äußerst wichtigen Schritt dar.
Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Zusammenhang schließlich auch, dass die digitalen Systeme ebenfalls genutzt werden können, um weitere wichtige Daten der Mitarbeiter zu erfassen, wie zum Beispiel Krankmeldungen, Urlaubstage oder Soll-Stunden. Auf die Schränke voller Aktenordner, in denen diese Informationen auf Papier aufbewahrt werden, kann in Zukunft so verzichtet werden.
Es wird nicht nur ein wesentlich besserer Überblick über die Daten ermöglicht, sondern auch physischer Platz in den Büroräumen eingespart, der etwa für neue Arbeitsräume genutzt werden kann.
Geringerer Papierverbrauch
Über die digitalen Systeme lassen sich allerdings nicht nur die Akten zu den Personaldaten einsparen. Das Gleiche gilt selbstverständlich für Urlaubsanträge und Krankmeldungen auf Papier. Diese Angelegenheiten können in Zukunft vollständig digital bearbeitet werden.So lassen sich die entsprechenden Anträge beispielsweise über den Browser oder eine App stellen. Die Personalabteilung muss sich nicht mehr mit gewaltigen Bergen von losen Zetteln herumschlagen. Dadurch wird zum einen die Fehlerquote gesenkt, zum anderen lässt sich viel Zeit und Arbeit einsparen.
Da diese bürokratischen Angelegenheiten stets schnell und zuverlässig geregelt werden, profitiert zudem die allgemeine Unternehmenskultur.
Detaillierte Projektzeiterfassung
Eine korrekte Projektzeiterfassung stellt die wichtige Voraussetzung dafür dar, dass projektbasierte Rechnungen erstellt, Zeitpläne eingehalten und Projekte professionell geplant werden können. Mithilfe der digitalen Erfassung der Arbeitszeiten profitiert auch dieser Bereich in hohem Maße.
Nach dem Einstempeln am Morgen sind dafür nur wenige zusätzliche Klicks nötig. Am Monatsende besteht dann eine detaillierte Übersicht über die Stunden, die in den jeweiligen Projekten angefallen sind. Die Abrechnung ist so zukünftig wesentlich einfacher und präziser möglich – eine große Erleichterung für die Buchhaltung!
Transparente Projektdokumentation
Viele innovative Anwendungen zur Arbeitszeiterfassung erlauben es auch, den Projektstatus digital zu dokumentieren. Zum Beispiel kann das Projekt dann über eine App auch in Bild und Text von den Mitarbeitern festgehalten werden.
Die Projektverantwortlichen befinden sich so stets auf dem aktuellen Stand, auch wenn diese selbst nicht vor Ort im Büro sind. Es ist nicht mehr nötig, jede Information einzeln zu erfragen: Dies entlastet nicht nur die Vorgesetzten, sondern auch die Mitarbeiter enorm.
