Cloud Telefonanlage: Wie Sie Ihr eigenes (Mini-)Callcenter aufbauen können

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Erleben Sie den Komfort der Plug & Call-Telefonie: Testen Sie jetzt und erhalten Sie ein Yealink IP-Telefon kostenlos. Innerhalb von 2 Arbeitstagen wird ein vorkonfiguriertes Telefon an Ihren Arbeitsplatz geliefert. Dieses Telefon funktioniert sofort mit einer guten Internetverbindung, und Sie können damit kostenlos Testanrufe tätigen und empfangen.

Seit dem Jahr 2000 ist Belfabriek die einzige Telefongesellschaft, die sich vollständig auf die Beantragung, Einrichtung und Verwaltung virtueller Telefonnummern spezialisiert hat, einschließlich 0800er und 0720er Nummern. Mittlerweile hat Belfabriek mehr als 6000 Servicerufnummern geschaltet und ist zu einem Unternehmen mit zufriedenen Kunden in vielen Ländern herangewachsen und bietet weit mehr als nur österreichische Servicerufnummern.

So hat Belfabriek vor kurzem eine All-in-One-Cloud-Telefonanlageauf den Markt gebracht. Dies ist eine Plug-and-Call-Telefonielösung für alle Arten von Organisationen, von B2C, B2B, Non-Profit-Organisationen bis hin zu Behörden. Und zwar in allen Größenordnungen, von Selbstständigen über KMU bis hin zu Großunternehmen.

Die Belfabriek Cloud Telefonanlage Österreich umfasst ein Tischtelefon, ein Softphone, eine Webschnittstelle und Apps (iPhone/Android). Die Apps sind einfach und unbegrenzt über QR-Codes zu installieren.

Um diesen Start zu feiern, hat Belfabriek ein spezielles Angebot: Neue Kunden erhalten innerhalb von 2 Arbeitstagen ein vorkonfiguriertes VoIP Telefon (Modell Yealink T-43U), das sie kostenlos testen können. Mit diesem Telefon können Sie kostenlos Probeanrufe tätigen und empfangen.

Belfabriek ist von der Qualität und dem Komfort von VoIP-Gesprächen für Unternehmen so überzeugt, dass sie Interessenten gerne ein Gerät zur Verfügung stellen. Dieses Telefon funktioniert sofort nach dem Anschluss an eine gute Internetverbindung.

Dadurch wird die Einführung einer angemessenen Telefonielösung für Unternehmen erheblich erleichtert. Stellen Sie allen Mitarbeitern ein Gerät zur Verfügung, entwickeln Sie Anrufpläne, beantragen Sie eine 0800 Nummer, eine 0720 Nummer oder weisen Sie andere Telefonnummern zu.

Der Aufbau und die Instandhaltung eines herkömmlichen Telefonnetzes sind sehr aufwändig. Die Installation eines Softphones ist einfacher. Herunterladen, Benutzernamen und Passwort eingeben und fertig. Auch die Skalierung nach oben und unten ist ein Kinderspiel, neue Mitarbeiter können mit einem Knopfdruck eingeladen werden.

Leicht zu merkende Telefonnummern

Grundsätzlich ist es möglich, alle geschäftlichen Rufnummernvarianten über eine moderne Telefonanlage zu registrieren und zu verwalten.

Hier gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Lokale Nummern

Man kann eine Wien Festnetztelefonnummer, Graz Festnetztelefonnummer und so weiter wählen. Auf diese Weise kann man das Beste aus beiden Welten nutzen: eine professionelle geschäftliche Festnetznummer auf einem Handy. Ein Hindernis, mit dem viele Unternehmer seit einiger Zeit zu kämpfen haben, denn eine mobile Nummer sieht auf einer Visitenkarte weit weniger professionell aus.

2. Nationale Telefonummern

0720-Nummern sind nicht-geografische Nummern, welche einzeln oder in kleineren Blöcken registriert werden. Da diese Nummern nicht regional gebunden sind, sind sie ideal für landesweit tätige Organisationen, aber auch für kleinere Unternehmer sowie Selbstständige. Diese Rufnummer spricht Kunden österreichweit an. Eine 0720 Nummer ist eine nationale Nummer, welche zum Ortstarif angerufen werden kann. Für den Anrufer fallen also die selben Kosten an wie für Anrufe ins örtliche Festnetz. Eine 0720 Nummer ist sowohl für den Nummerninhaber als auch für den Anrufer vorteilhaft. Eine 0720 Nummer ist häufig bei Webshops und IKT-Unternehmen gefragt.

Eine nationale Alternative ist die 0800 Nummer. So können Interessenten kostenlos anrufen. Eine 0800-Nummer verleiht Unternehmen also ein kundenfreundliches Image. Ein möglicher Nachteil von 0800-Nummern (im Vergleich zu 0720-Nummern) ist, dass sie nicht aus dem Ausland angerufen werden können. Wie erlangt man eine 0800 Nummer? Heutzutage können Sie dies ganz simpel online über den 0800 Nummer beantragen Webshop, oder über die App tun.

3. Ausländische Nummern

Eine internationale Telefonnummer ist auch eine der Möglichkeiten, denken Sie zum Beispiel an eine amerikanische Telefonnummer oder Telefonnummer aus der Schweiz.

Was sind die Möglichkeiten der Cloud-Telefonie für KMU?

Die Tatsache, dass alles in der Cloud läuft, eröffnet eine unendliche Welt von Möglichkeiten, die früher für KMU unzugänglich waren.

Flexible Zugänglichkeit

Eine Telefonzentrale, die nur an einem Ort funktioniert, gehört der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter von heute müssen in der Lage sein, von überall und von verschiedenen Geräten aus zu telefonieren, zu videochatten, E-Mails zu versenden und Apps zu nutzen.

Die wichtigste Funktion der Cloud-Telefonie und damit ihr wichtigster Vorteil ist, dass das System über Apps funktioniert, die mit Smartphones, Computern und Tablets kompatibel sind. Alles, was man tun muss, um einen Anruf zu tätigen, ist die Installation der telefonanlage App und eine Internetverbindung.

In Zeiten, in denen die Heimarbeit zur Regel geworden ist, ist eine flexible Erreichbarkeit einfach unverzichtbar.

Alles übersichtlich in einem Online-Portal

Ein weiterer Vorteil einer VoIP Telefonanlage KMU ist, dass alle Aspekte mit wenigen Mausklicks von einem Online-Dashboard aus verwaltet werden können. Sie sind also nicht mehr auf den Telefonanbieter oder einen Techniker angewiesen, um bestimmte Optionen zu ändern. Denken Sie an das Hinzufügen neuer Benutzer, das Ändern von Einstellungen, die automatische Anrufweiterleitung, das Ändern von Endzielen, das Ändern von Berechtigungen und so weiter. Auf diese Weise hat der Geschäftsführer selbst die volle Kontrolle über die Geschäftstelefonie.

Intelligente Rufumleitung

Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern arbeiten, ist es eine schwierige Aufgabe, alle eingehenden Anrufe effizient an die richtige Person weiterzuleiten. Dafür müssen Sie entweder eine Vollzeit-Empfangsdame einstellen oder eine teure Telefonzentrale kaufen. Die moderne Cloud-Telefonie löst auch dieses Problem.

Dank eines IVR-Systems (Interactive Voice Response) können Sie im Handumdrehen ein intelligentes Anrufweiterleitungsmenü einrichten. Ein IVR-System ist das schlagende Herz einer Telefonanlage in der Cloud. Es empfängt Anrufer und leitet sie an die entsprechenden Personen in Ihrem Unternehmen weiter. Die Rufumleitung kann über ein herkömmliches Auswahlmenü oder sogar automatisch auf der Grundlage von Daten des eingehenden Anrufs erfolgen, z. B. der angerufenen oder klingelnden Nummer, des Datums und der Tageszeit.

Noch besser ist die Tatsache, dass Sie Anrufe auch je nach Verfügbarkeit deine Mitarbeiter weiterleiten können. Die Anrufe werden dann einfach an die gerade verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet.

Digitaler Anrufbeantworter

Die digitale Voicemail ist für Unternehmen, die viele Kundenanrufe bearbeiten müssen, ein echter Gewinn. Es transkribiert die aufgezeichneten Nachrichten automatisch in eine Textnachricht und sendet sie dann per E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter. Sie können es auch einfach über die App der Telefonanlage anhören. Kein lästiges Einwählen und keine Codes zum Abhören von Sprachnachrichten. Die Mitarbeiter erhalten die Nachrichten in ihrer Mailbox und können sofort mit der Beantwortung von Fragen und der Unterstützung der Kunden beginnen.

Warteschlange

Es kann zu Spitzenbelastungen kommen, wenn viele Kunden gleichzeitig anrufen. Wenn es mehr Kunden gibt, als Mitarbeiter bedienen können, können Sie eine Warteschlange verwenden. Das ist der Vorteil einer Telefonanlage mit Warteschleife. Dies ist eine professionelle Art, Kunden eine Weile warten zu lassen – wenn es keine andere Möglichkeit gibt – bevor sie eine Antwort erhalten.

Aufzeichnung von Gesprächen

Durch die Aufzeichnung von Gesprächen können Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen, Kunden immer besser zu helfen. Außerdem können Sie damit alle vertraglichen Vereinbarungen festhalten.

Virtuelles Callcenter

Wenn Sie diese Vorteile und Funktionen der Cloud-Telefonie für Unternehmen kombinieren, steht Ihnen als KMU ein echtes virtuelles Callcenter zur Verfügung. Jeder Anruf ist wichtig, und mit intelligenten Auswahlmenüs, intelligenter Anrufweiterleitung und einfachen Änderungen am Ende des Gesprächs wird jeder Anruf direkt an die richtige Person weitergeleitet.

Moderne Geschäftstelefonie in der (Post-)Corona-Ära

Die Verbraucher und die Anrufer im Allgemeinen werden vom Telefondienst nichts bemerken. Alle Arten von Organisationen, von Selbstständigen und KMUs bis hin zu Bundesbehörden und multinationalen Unternehmen, bleiben in gleichem Maße erreichbar und können den Anrufer vielleicht sogar besser bedienen, wenn sie zusätzliche Funktionen der cloudbasierten Telefonanlage entdecken und nutzen.

Denken Sie an ein Auswahlmenü, um den Anrufer von der Firmenrufnummer zur richtigen Abteilung zu leiten, Warteschleifen für besetzte Zeiten, eine Begrüßungsnachricht mit der Möglichkeit, über geänderte Öffnungszeiten zu informieren, und vieles mehr. Die Funktion zur Bewältigung von Verkehrsspitzen ist für viele eingehende Anrufe wichtig, z. B. aufgrund neuer Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus. Eine herkömmliche Telefonzentrale ist dafür keine geeignete Lösung. Das liegt daran, dass seine Kapazität immer begrenzt ist. Dieses Problem stellt sich bei gehostetem VoIP nicht. Wenn plötzlich mehr los ist, gehen immer mehr Anrufe ein. Darüber hinaus kann der Verkehr optimal verteilt werden und unterstützte Funktionen können sofort aktiviert werden, z. B. die Weiterleitung an eine andere Niederlassung oder ein Callcenter.

Mit einer Plug-and-Play-VoIP-Anlage können österreichische Unternehmen ihre Telefonanlagen flexibel, aber robust und damit zukunftssicher einrichten und sind in der Lage, den bestmöglichen Telefondienst zu deutlich reduzierten Kosten anzubieten.

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